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コラム
2026.06.25
旅費規程は、出張時の交通費や宿泊費、日当などの支給基準を定める社内ルールです。
明確な基準がない場合、従業員ごとに精算内容が異なったり、不必要な経費が発生したりするおそれがあります。また、税務調査の際にも、支給内容の妥当性を説明しにくくなるため注意が必要です。
しかし、「どのような内容を盛り込めばよいかわからない」「まずはひな形を参考に作成したい」という担当者の方も多いでしょう。
そこで本記事では、コピー＆ペーストして活用できるシンプルな旅費規程のサンプルを紹介します。あわせて、旅費規程を作成するメリットや作成時のポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
旅費規程を新設、あるいは見直す際には、実務でそのまま使えるベース（雛形）があるとスムーズに作成を進められます。ここでは、中小企業やスタートアップでも導入しやすい、必要最低限の項目を網羅したシンプルな条文形式のサンプルを用意しました。
自社の運用実態に合わせて、文言や金額を書き換えてご活用ください。
【旅費規程サンプル】
第1条（目的）
本規程は、就業規則第〇条に基づき、従業員が業務のため出張する場合の旅費に関する基準および手続きを定め、業務の円滑な運営と経費の適正な管理を図ることを目的とする。
第2条（適用範囲）
本規程は、当社のすべての正社員および契約社員に適用する。ただし、パートタイマーおよびアルバイトについては、個別の雇用契約に定めがない限り適用しない。
第3条（出張の定義）
本規程における出張とは、通常の勤務地を離れ、片道の移動距離が〇〇キロメートル以上、または移動時間が片道〇時間以上の業務をいう。
出張は、当日のうちに帰着する「日帰り出張」と、宿泊を伴う「宿泊出張」に区分する。
第4条（交通費）
出張に伴う交通費は、原則として最も経済的かつ合理的な通常の経路および方法により計算した実費を支給する。
新幹線、飛行機、有料特急等を利用する場合は、役職に応じた以下の基準によるものとし、原則として普通席（エコノミークラス）の実費とする。
第5条（宿泊費）
宿泊出張の場合、宿泊に必要な実費（実費精算方式）、または役職に応じて定める以下の定額（定額支給方式）を支給する。
※上記金額には、消費税および地方消費税を含む。
第6条（日当）
出張中の諸雑費や昼食代等の補填として、以下の通り日当を支給する。
第7条（精算方法）
出張者は、出張終了後〇日以内に、所定の「出張旅費精算書」に領収書等の証拠書類を添付して会社に提出しなければならない。
交通費の精算にあたっては、領収書の発行が困難な公共交通機関（在来線やバス等）を除き、原則として領収書の提出を義務付ける。
事前に承認を受けた概算払いの金額がある場合は、精算時に過不足を相殺するものとする。
第8条（その他）
本規程に定めのない事項、または特別の事情により本規程によることが困難な場合は、取締役会の承認を得て、その都度決定する。
付則
本規程は、令和〇年〇月〇日より制定・施行する。
旅費規程のひな形はそのまま使うのではなく、自社の出張実態に合わせて金額を調整することが重要です。
特に日当や宿泊費は、企業によって適切な金額が異なるため、一般的な相場を参考にしながら設定しましょう。
日当は、出張中の食事代や細かな雑費などを補填するために支給する費用です。
金額に法的な決まりはありませんが、一般社員では1日2,000円〜3,000円程度を目安とする企業が多く見られます。また、現地での急な支出や責任の重さを考慮し、役職に応じて金額差を設けるケースも一般的です。
ただし、節税などを目的に役員だけ著しく高額な日当を設定すると、税務調査で「実質的な給与」とみなされ、否認されるリスクがあります。出張の実態や社内のバランスを十分に考慮した金額設定にしましょう。
自社にとって適切な金額水準が判断しにくい場合は、税理士などの専門家に相談しながら設定することをおすすめします。
宿泊費は、出張先の地域や宿泊施設によって大きく変動する項目です。
そのため、全国一律の上限額を設定する方法のほか、ホテルの相場が高い都市部（東京や大阪など）と地方で基準を分ける企業もあります。地域差を考慮しておくことで、出張者が自腹を切るようなトラブルを防げます。
また、宿泊費の支給方法には、かかった分を支払う「実費精算」と、一律の金額を渡す「定額支給」の2種類がありますが、中小企業では上限額を設けた実費精算の採用が一般的です。上限額を決める際は、一般的なビジネスホテルに無理なく宿泊できる水準を基準にすると運用しやすくなります。
雛形をベースに旅費規程を形にする際、金額設定以外にも実務上の運用ルールを細かく決めておく必要があります。社内トラブルや税務リスクを防ぐために、調整すべき4つのポイントを見ていきましょう。
どこからが出張で、どこまでが通常の移動なのかという「境界線」があいまいだと、経費精算の現場が混乱します。
特に「日帰り出張」と「宿泊出張」は、移動距離（例：片道100キロメートル以上）や拘束時間を基準にして明確に区別しなければなりません。また、近距離の移動については出張手当（日当）の対象外とし、通常の「交通費（実費精算）」として処理する旨を定めておくのが一般的です。
交通費についても、利用できる交通手段や支給条件を明確にしておきましょう。
たとえば、公共交通機関を原則とするのか、マイカー利用を認めるのかによって規程内容は変わります。タクシー利用についても、深夜や公共交通機関が利用できない場合に限定するなど、一定の基準を設けることが一般的です。
どれだけ立派な規程を作っても、従業員がルール通りに申請しなければ社内統制は機能しません。
精算の手間を減らすためにも、領収書の提出義務（在来線などの例外を除く）や、出張終了後「5日以内」といった具体的な精算期限、さらに使用する申請書やシステムのルートを統一しておきましょう。
期限を厳格にすることで、経理部門の月次決算業務の遅れも防げます。
また、事業規模や出張頻度によって適切な運用ルールは異なるため、制度設計に迷う場合は専門家の意見を参考にしながら整備するとよいでしょう。
旅費規程を作成する際は、税務上の観点も欠かせません。
規程に定めた内容と実際の運用が異なっている場合、税務調査で指摘を受ける可能性があります。また、日当や宿泊費を不自然に高額に設定すると、給与として扱われるリスクもあります。
一度作成して終わりではなく、出張実態や社会情勢の変化に応じて定期的に見直すようにしましょう。
税務上の取り扱いに不安がある場合は、税理士などの専門家へ相談しながら規程を整備することをおすすめします。
旅費規程のサンプル（雛形）は、あくまで作成をスムーズに進めるためのベースに過ぎません。導入する際には、自社の出張実態や社員数、役職のバランスに合わせて柔軟に金額やルールを調整していく必要があります。
また、日当や宿泊費の設定は企業の節税に繋がる一方で、実態とかけ離れた高額な金額設定をすると税務上のリスクを抱える面もあります。国税庁の通達などを意識しつつ、まずは自社の実態に合った無理のない範囲で制度を設計することが大切です。
ルールを明確にした旅費規程を正しく運用し、経費精算の効率化と健全な節税対策を両立させていきましょう。
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